企業文書管理5つの隠された危険性

ドキュメントは研究開発や生産、各種経営活動を行うための実際の記録と知識の蓄積で、企業の中核資産の1つであります。文書管理の仕事は専門性が足りないため現在多くの企業の文書管理には情報の更新が遅れ、保存方式が不合理で敏感なデータが漏れやすいなどの一連の問題が普遍的に存在し、主に以下の5点であらわすことができます。

NO.01機密情報ほど漏洩しやすい

従業員の離職や転職などの人員流動現象は重要書類が悪意に改ざんされたり削除、流出され企業に取り返しのつかない損失をもたらす可能性があります。しかも企業はこれに対して察知できず、ましてや遮断や追跡ができません。

NO.02ドキュメント検索が困難

企業が成長していくにつれてドキュメントの数は10倍から100倍の速度で増加し続け異なる端末に散らばっています。長年にわたりドキュメントを探すのは非常に困難で多くの時間や人的資源の浪費をもたらします。

NO.03ドキュメントバージョンの混乱

企業の運営過程では契約書や見積書などの文書の一部が、毎日大量の従業員に繰り返し転送されています。しかし統合された管理プラットフォームが不足しているためこれらのドキュメントが変更されるとすべての人にタイムリーに通知することが難しく、企業内で複数のドキュメントバージョンが同時に流通する現象が発生して仕事の推進が混乱しています。

NO.04アウトソーシングリスク

文書はディーラーやキャリア、サプライヤーなどの第三者機関と協力して配布された後徹底的に管理を失いやすく、あちこちに伝播されて会社の機密情報は誰もがしれるようになってしまいました。

NO.05機密情報が漏洩しやすい

各従業員がどの文書に対してどのような操作を行ったかは記録できず、仕事のミス後に責任を転嫁する現象が深刻であります。機密文書が誤って削除された後は復元することが非常に困難です。

この背景にはマスデータファイルをより安全に保存管理する方法があります。ドキュメント資料の使用方法をより簡単に検索するには相互に普及するViaDocをアプリケーション統合、プラットフォームインタフェースなどのインターネットの新技術と一体化し、先進的なドキュメント管理理念に溶け込みユーザーに最も専門的で全面的なドキュメント管理方案を提供し、より大きな価値を創造させることができます。

ドキュメントの一元管理

デスクトップ・ドキュメントの定期的なバックアップをサポートし、各端末に分散しているファイルを特定のディレクトリに従って企業のネットワーク・ディスクに統一的にバックアップして集中管理することができます。ドキュメントのダウンロード、修正、削除など20種類以上のアクセス制御権限を提供し、全体またはある従業員に対して細粒度の割り当てを行い、ドキュメントが悪意のある修正によって削除された後いつでも回復することができます。各従業員の操作行動が詳細に記録されており追跡が容易になります。

柔軟な共有方法

共有コラボレーションは非常に便利で、ファイルの発行や鑑定、ダウンロード、修正、変更、アーカイブなどのプロセスを標準的に規範化することができ、ファイルが修正されると旧バージョンは自動的に保存され、新バージョンはリアルタイムで各使用先に同期されます。複数人が同時に同じドキュメントを編集すると衝突が表示されたあと後者は変更を許可しません。インテリジェントな融合検索機能を提供し、ラベル、やキーワードまたは文書名を入力することで、文書を迅速に特定でき時間と労力を節約することができます。

ドキュメントのセキュリティ交換

ドキュメントの送信は外部への送信権限、返信権限、有効期限、アクセスパスワード、受信メールの設定などを設定することができ、1つのドキュメントが100回以上アクセスされ、ダウンロードが禁止されているファイルがダウンロードされた場合はリンクを解除することができます。ドキュメントが返送されると、まずウイルスを駆除してインターネットウイルスがイントラネット上で拡散するのを防ぐことができます。

企業の良好な発展は効率的な文書管理に構築される必要があり、情報技術が急速に発展している現在は相互に普遍的なViaDocは企業が文書管理の難題を解決する良い選択であります。

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